Vietnamese Library and Information Network - Mạng Thông tin Thư viện Việt Nam

Trả lời: Có rất nhiều bài viết để bạn tham khảo về vấn đề tổ chức kho mở, TVN xin giới thiệu với bạn Bài viết về " Kinh nghiệm tổ chức và quản lý Kho mở tại một số Thư viện thành viên CLB Thư viện" của tác giả Dương Thúy Hương, BS, Thư viện ĐHKHTN TP. HCM

Có thể nói phục vụ độc giả là một chức năng chính của thư viện, do đó hiệu quả phục vụ cũng chính là thước đo để đánh giá khả năng hoạt động và sự phát triển của một thư viện. Cán bộ thư viện, nhất là những người có tâm huyết với nghề đã luôn suy nghĩ, trăn trở, tìm tòi và học hỏi với mục đích đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ. Trong những thập niên qua, ngành Thông tin- Thư viện trên thế giới đã có những bước tiến vượt bậc và thay đổi hầu như hoàn toàn trong cung cách phục vụ, tất cả đều cùng chung quan điểm "Mở', thể hiện cụ thể của nó chính là kho mở.
Kho mở ngày nay không còn xa lạ với độc giả, khi bạn vào bất cứ một hiệu sách hay một siêu thị bạn sẽ cảm nhận được sự tự do chọn lựa cái mà mình thích, thư viện cũng cho bạn cảm giác đó. Thật thoải mái khi độc giả được trực tiếp tiếp xúc với một rừng kiến thức và tự thỏa mãn nhu cầu hiểu biết của mình. Hầu hết các thư viện trên thế giới đều phục vụ bằng hình thức kho mở, tuy nhiên mở với mức độ nào là còn tùy thuộc vào điều kiện hay hoàn cảnh đặc thù của từng thư viện ở mỗi quốc gia khác nhau. Tạm thời có thể chia làm ba hình thức như sau:
·         Mở và cho phép độc giả mang cả cặp xách vào kho sách một cách tự nhiên, không có bất cứ một qui định nào gây trở ngại cho độc giả. Biện pháp để tránh hao hụt tài liệu là thư viện được trang bị hệ thống máy móc bảo vệ như hầu hết các thư viện Anh-Mỹ.
·         Mở nhưng độc giả phải gởi túi xách và chỉ vào kho sách với tay không nhằm giảm thiểu sự thất thoát tài liệu. Hình thức này được áp dụng ở các nước Đông Nam Á như Malaysia, Indonesia, Thailand,...
·         Mở có hạn chế, độc giả tự chọn tài liệu nhưng muốn mang ra ngoài kho sách thì phải làm một số thủ tục nhất định tức là có sự ngăn cánh giữa kho và phòng đọc. Ngoài mục đích hạn chế mất mát sách báo, còn có thể tạo điều kiện cho độc giả quen dần với phong cách tự phục vụ. Cách này rất phù hợp cho những thư viện đang bắt đầu xây dựng và phát triển kho mở.
Đối với Việt nam ta, hình thức kho mở không phải là mới đối với cán bộ thư viện, số người đã được học tập và hiểu biết về kho mở cũng không ít, nhưng có lẽ những yếu tố khách quan đã gây trở ngại cho việc tổ chức phục vụ theo hình thức này. Theo chúng tôi nhận thấy đó là những yếu tố sau đây:
·         Vai trò và vị trí xã hội của thư viện không được xem trọng trong một thời gian khá dài, kể cả hệ thống thư viện đại học và nhất là đối với những thư viện công cộng. Bên cạnh đó người cán bộ thư viện cũng bị xem thường hơn, lương bổng cũng thấp hơn so với các ngành khác và thường là phải kiêm nhiệm chứ không được thuần túy hoạt động nghiệp vụ. Thiếu sự quan tâm của những người có trách nhiệm đã tạo cho thư viện một dáng dấp của kho chứa sách và cán bộ thư viện chỉ đơn thuần là "Vị thần giữ của" mà thôi. Họ không còn muốn đổi mới phương cách phục vụ mặc dù biết rằng thay đổi sẽ phục vụ có hiệu quả hơn.
·         Có những trường hợp chính người cán bộ phục vụ lại không muốn thực hiện sự đổi mới theo hình thức kho mở, việc phục vụ này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao và bên cạnh đó còn phải chấp nhận một tỷ lệ thất thoát tài liệu, đây là điều tất nhiên không thể tránh khỏi. Do đó, những ai sợ trách nhiệm thì không dám mở để phục vụ độc giả.
·         Song song đó vẫn tồn tại một số cán bộ thư viện còn mang nặng tư tưởng bảo thủ, xem thư viện chỉ có chức năng lưu trữ và giữ gìn vốn kiến thức văn hóa chứ không phải để phục vụ nhu cầu hiểu biết và phát triển của xã hội. Họ đã vô tình tạo nên bức tường vô hình ngăn cách mối quan hệ mật thiết giữa thư viện và bạn đọc, đồng thời cũng đi ngược lại trào lưu phát triển của xã hội nói chung và ngành Thông tin Thư viện nói riêng.
·         Một số khác luôn saün sàng phục vụ với tình thần tất cả vì lợi ích của độc giả thì lại bị hạn chế về nhân lực, cơ sở vật chất, phương tiện thông tin,... trong điều kiện như vậy ý tưởng tốt đẹp của họ cũng không thể thành hiện thực.
Tuy nhiên, qua một thời gian tìm hiểu tình hình hoạt động của một số thư viện trong hệ thống thư viện Đại học Quốc gia TP.HCM, câu lạc bộ thư viện đã nhận thấy rất nhiều tín hiệu khả quan từ những thư viện đã, đang và sẽ đổi mới trong hiện tại và tương lai. Chúng tôi ghi nhận vài nét về hiện thực, những suy nghĩ đề xuất của người trực tiếp quản lý và phục vụ kho mở. Nhằm trao đổi kinh nghiệm, thảo luận cùng nhau tìm ra hướng khắc phục vấn đề gây trở ngại cho việc phục vụ kho mở, để mọi người đủ tin tưởng bắt tay vào thực hiện hình thức kho mở mà không còn phải ưu tư hay lo lắng cho kho sách.
·         Thư viện trường Đại học Kinh tế đã thực hiện kho mở từ năm 1990, hầu hết những độc giả đều rất hài lòng khi được tiếp xúc trực tiếp với sách, thư viện đã thu hút độc giả đến sử dụng tài liệu ngày càng đông hơn. Do hạn chế về nhân sự và phòng ốc nên tạm thời thư viện chỉ phục vụ kho mở ở kho tài liệu tham khảo và phòng đọc tạp báo, tạp chí, cả hai kho đều đọc tại chỗ. Biện pháp để hạn chế thất thoát tài liệu độc giả vào kho phải để cặp sách bên ngoài và kho giáo trình cho mượn về nhà lại đóng đối với độc giả.
·         Trong tất cả các thư viện đại học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, có thể nói thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật là nơi có cơ sở vật chất rộng rãi và khang trang nhất, hai phòng đọc với 360 chổ ngồi là một điều mà các thư viện khác hằng mơ ước. Toàn bộ kho mở đều xếp tài liệu theo môn loại nên thuận tiện cho độc giả trong sử dụng và cũng phục vụ đọc tại chỗ mà thôi, riêng giáo trình độc giả được mượn suốt cả học kỳ.
·         Chuyển đổi nhanh chóng từ kho đóng sang kho mở, thư viện Đại học Luật đã khẳng định quan điểm của mình là "mở", sau một thời gian thử nghiệm chỉ mở kho sách chuyên ngành cho đến nay dù phải chấp nhận một số lượng tài liệu bị hao hụt nhưng thư viện vẫn tiếp tục duy trì và còn mở thêm kho sách tham khảo. Đội ngũ cán bộ rất mỏng, chỉ có 7 người nhưng lại phân bố ở hai cơ sở của trường là Bình triệu và Nguyễn Tất Thành. Thư viện đã bước đầu sử dụng đội ngũ cộng tác viên là sinh viên trong khâu phục vụ.
·         Hoạt động tương tự như những thư viện đã nêu trên, thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng đã chuyển sang kho mở từ vài năm gần đây, thuận lợi của thư viện là được trang bị hệ thống Camera để bảo vệ sách. Bên cạnh đó, thư viện cũng tổ chức giữ cặp xách cho độc giả rất chu đáo.
·         Thành lập từ giữa năm 1995, thư viện Cao học trường Đại học Tổng hợp nay là thư viện trường Đại học khoa học Tự nhiên không những đã tổ chức, quản lý và phục vụ kho mở mà còn ra sức quảng bá cho một mô hình thư viện với hình thức kho mở và hệ thống tra cứu hoàn toàn trên máy vi tính. Các cán bộ thư viện đã hăng say làm việc, không ngừng học hỏi kinh nghiệm từ người đi trước cũng như trong tài liệu nhằm nâng cao nghiệp vụ. Luôn cải tiến và tìm ra phương cách phục vụ tối ưu nhất đối với độc giả, trong điều kiện hiện tại thư viện đã và đang phục vụ theo hình thức mở có hạn chế: kho mở vừa phục vụ đọc tại chỗ vừa cho mượn về nhà nhưng lại có pano ngăn cách giữa phòng đọc và kho sách, độc giả phải làm thủ tục mượn trước khi mang sách ra khỏi kho. Kho sách của phòng đọc Cao học mở đối với các bộ giảng dạy và học viên cao học nhưng lại đóng đối với sinh viên, có nhu cầu mượn sách ở kho này, độc giả sinh viên phải ghi phiếu yêu cầu và qua trung gian là thủ thư. Giúp độc giả tìm tài liệu trên hệ thống tra cứu bằng máy tính cũng như khơi dậy ý thức công dân trong việc sử dụng và giữ gìn của công, thư viện đã tổ chức buổi hướng dẫn sử dụng thư viện vào chiều thứ bảy hàng tuần trước khi cấp thẻ độc giả cho bạn đọc. Khắc phục thiếu thốn về nhân lực bằng cách sử dụng cộng tác viên là sinh viên. Đây là các biện pháp nhằm hạn chế một phần sự mất mát trong quá trình phục vụ kho mở. Qua bốn năm phục vụ cùng với việc thống kê hàng tháng chúng tôi nhận thấy tỷ lệ thất thoát tài liệu là có thể chấp nhận được.
·         Thư viện trường Đại học Kiến trúc sau mấy năm dài phục vụ theo hình thức kho đóng, nay lại mở 100% không hề có một biện pháp hạn chế nào, do chuyển đổi quá nhanh chóng khiến cho cán bộ thư viện và cả sinh viên chưa kịp thích ứng đã gặp nhiều trở ngại. Cán bộ không quản lý nổi khi kho sách và độc giả đan xen với nhau, mặt khác độc giả chưa được khơi dậy ý thức công dân trong việc sử dụng của công nên dễ dàng đánh cắp hoặc cắt xé những tranh ảnh trong sách báo hay tạp chí.  Trước tình hình như vậy kho sách dễ dàng đi đến phá sản nếu không kịp thời có biện pháp ngăn chặn. Kho mở là ưu việt nhưng mở như thế nào là cả một vấn đề đối với thực tế của thư viện.
·         Trường Đại học Đà lạt cũng đã tiến hành tự động hóa và xây dựng kho mở trong thư viện từ cuối năm 1998, đến nay căn bản hoàn thành trong khâu quản lý và đang phục vụ kho mở thí điểm ở phòng đọc dành cho cán bộ giảng dạy. Vậy hình thức kho mở không chỉ phát triển trong hệ thống Đại học Quốc gia TP.HCM mà còn tác động đến các thư viện ngoài thành phố.
·         Tổ chức quản lý và phục vụ kho mở khá hoàn hảo chúng ta phải nói đến chính là thư viện Sau đại học của trường Đại học Kinh tế, tuy được thành lập muộn hơn so với các thư viện khác nhưng điều này lại là thuận lợi để thư viện tiếp thu và chọn lọc được những ưu điểm từ một số thư viện đi trước, đồng thời cũng trang bị cho mình những phương tiện hiện đại hơn. Hiện nay, thư viện quản lý tài liệu, độc giả, lưu hành bằng phương pháp mã vạch rất nhanh chóng và tiết kiệm về nhân lực đồng thời lại mang tính hiệu quả cao.
Hoạt động trong hệ thống thư viện đại học sẽ thiếu sót lớn nếu không kể đến những thư viện đang và sẽ phát triển trong tương lai, đó là thư viện Đại học Sư phạm, Thư viện Đại học kinh tế ở cơ sở Nguyễn Tri Phương.
Thư viện Đại học Sư phạm đang thực hiện từng bước dự án cải tạo và nâng cấp toàn bộ các khâu trong thư viện: phục vụ kho mở, phân loại theo khung DDC, tra tìm tài liệu trên máy vi tính, quản lý bằng mã vạch,...
Thư viện ĐHKT tại cơ sở Nguyễn Tri Phương chuyên đào tạo ngành tài chính kế toán cũng đã chuyển sang khung phân loại DDC và đang thí điểm kho mở dành cho sinh viên năm cuối của trường. Được biết trong tháng 8/99 này, thư viện sẽ được xây dựng và trang bị cho phù hợp với tiến trình tự động hóa và phục vụ theo loại hình kho mở (dự kiến hoàn tất trong hai năm).
Qua hai dự án này, cho phép chúng ta thấy được tính ưu việt của kho mở đã làm thay đổi những quan niệm lệch lạc bấy lâu trong công tác phục vụ, mở đầu cho sự phát triển sắp tới đối với hoạt động thư viện một khi độc giả trở nên hết sức gần gũi thư viện qua nhịp cầu kho sách.
Sau khi điểm qua tình hình kho mở ở một số thư viện và kết hợp với kinh nghiệm bản thân, chúng ta có thể đúc kết được những vấn đề như sau:
Tổ chức kho mở như thế nào là tùy thuộc vào điều kiện của mỗi thư viện.
Hệ thống tra cứu phải hoàn thiện để luôn phản ánh đúng vị trí sách trong kho (liên quan đến kỹ thuật xếp giá)
Áp dụng những biện pháp khả thi để giảm thiểu tối đa việc thất thoát tài liệu (hạn chế đối tượng, giữ cặp sách, hệ thống máy móc bảo vệ, phương tiện kiểm tra độc giả, tăng cường nhân sự trong khâu quản lý phục vụ,...)
Tập trung tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ cán bộ thư viện và nhất là những người trực tiếp làm việc tại kho mở (yếu tố quan trọng hàng đầu)
Tổ chức hướng dẫn sử dụng thư viện trước khi cấp thẻ độc giả nhằm củng cố ý thức của bạn đọc, tạo mối quan hệ gắn bó hơn giữa độc giả với cán bộ thư viện nói riêng và thư viện nói chung.

Nhằm giúp các Cán bộ, Giảng viên, Học viên cao học, Sinh viên, Học sinh trong toàn trường nắm vững được quy trình sử dụng KHO sách tự chọn tầng 6(Gọi là Kho Mở). Trung tâmThông tin - Thư viện quy định và hướng dẫn bạn đọc sử dụng như sau:
I.              Vị trí  Kho Tài liệu:

KHO tự chọn (hoặc gọi là Kho Mở) được bố trí ở Phòng đọc Tầng 6, bạn đọc đi thẳng đến cửa Phòng đọc số 2 để vào
.
Tài liệu trong kho gồm có:

1.  Luận văn tốt nghiệp Đại học; Luận án Thạc sĩ; Luận án Tiến sĩ.

Ký hiệu Kho là: LA (ví dụ: LA. 000001; LA. 000002; ...).

2.  Tài liệu Khoa Nông-Lâm-Ngư.

Ký hiệu Kho: là NLN  (Ví dụ: NLN.000001, NLN.000002; ...)

3. Tài liệu Khoa Kinh tế:

Ký hiệu Kho là KT (Ví dụ: KT.000001;  KT.000002;  ...)

4. Tài liệu Khoa Công Nghệ:

Ký hiệu Kho là CN: (Ví dụ: CN.000001, .CN. 000002; ...)

5. Tài liệu Tra cứu:

Ký hiệu Kho là TC:  (Ví dụ: TC.000001, ..., TC.000002; ...)

II. Yêu cầu khi vào KHO tự  chọn:

1. Phải đeo  Phù hiệu theo quy định của Trường Đại học Vinh.
2. Phải có thẻ Thư viện gắn chíp điện tử.

(Khi bạn đọc vào, ra Phòng đọc chỉ cần đưa thẻ thư viện cách đầu đọc từ 1-5 cm, cửa tự động mở chốt, sau đó đẩy cửa đi vào, lúc ra cũng tương tự).

3. Đọc kỹ quy định và hướng dẫn này.

III. Các quy định cụ thể khi vào KHO tự chọn:

1. Xuất trình thẻ Thư viện cho Cán bộ thư  viện.

2. Để tư  trang cá nhân vào Tủ quy định (phía trong Kho).

3. Tài liệu đọc xong phải để vào nơi quy định theo hướng dẫn của cán bộ thư viện.

4. Cùng một thời gian chỉ sử dụng tối đa 2 cuốn tài liệu/ người.

5. Nghiêm cấm tẩy, xoá, xé, cắt, xén tài liệu và làm đảo lộn tài liệu.

6. Khi cần sao chụp, phải đăng ký với cán bộ Thư viện.

7. Thực hiện đúng các quy định về phòng chống cháy nổ.

8. Cấm: nghe, gọi điện thoại gây ồn ào mất trật tự trong Kho.

9. Cấm ăn quà, bánh, hút thuốc, vứt  rác làm mất vệ sinh trong Kho.

IV. Hướng dẫn tìm tài liệu và cách sử dụng tài liệu trong KHO tự chọn:

1. Tài liệu trong Kho được sắp xếp theo các ngành khoa học, không phân biệt khổ, cỡ và ngôn ngữ.
2. Tài liệu trong Kho được sắp xếp theo trật tự  tăng dần từ  số nhỏ đến số lớn  của chỉ số phân loại.

3. Đầu mỗi giá tài liệu có bảng chỉ dẫn loại hình tài liệu theo môn loại/ ngành khoa học. Trong cùng môn loại/ ngành khoa học, tài liệu được xếp theo thứ  tự  số đăng kí cá biệt từ nhỏ đến lớn. Mỗi tài liệu đều có 01 nh•n (gọi là ký hiệu xếp giá) được dán ở gáy sách phía dưới hoặc
phía trên bên  phải, gồm 3 dòng:

- Dòng trên là Ký hiệu phân loại.

- Dòng giữa là họ tên tác giả hoặc tên sách.

- Dòng dưới cùng là số Đăng ký cá biệt.

Để tìm tài liệu, phải xác định được vùng giá chứa tài liệu đó.

Ví dụ:  Tìm luận án thạc sĩ ngành Vật lý có đề tài:  “Khảo sát sự mở rộng vạch phổ do va chạm” của  tác giả Thạc sĩ Phạm Khắc Lưu, Người hướng dẫn PGS. TS. Đinh Xuân Khoa,  có kí hiệu kho : LA.001985.

Bước 1: Xác định loại hình tài liệu để xác định vị trí vùng phân loại của tài liệu trong kho. Tài liệu trên thuộc ngành VậT Lí nên phải xác định giá chứa tài liệu ngành VậT Lí.
Bước 2:  Tiếp cận dãy giá chứa tài liệu của ngành VậT Lí. Tài liệu xếp trong d•y giá này được xếp theo thứ tự  số đăng kí cá biệt nhỏ đến lớn.

Bước 3: Tìm trong giá sách tài liệu có tên như trên (có thể tham khảo các tài liệu khác có cùng nội dung). Bạn đọc chọn tài liệu mà mình có nhu cầu.

Bước 4: Sau khi sử dụng sách xong, trả sách vào vị trí cũ  (theo hướng dẫn của cán bộ thư viện).
Ghi chú:  Cách tìm các tài liệu khác cũng tương tự như luận án, luận văn.

V. Một số nội dung cần lưu ý:

1. Vào địa chỉ: http://lib.vinhuni.edu.vn để xem tổng quan về Thư viện Đại học Vinh.
2. Đọc kỹ cuốn Hướng dẫn sử dụng Thư viện.

3. Tra tìm tài liệu ở phòng máy tính tra cứu (tầng I) để biết rõ tình trạng của tài liệu.
4. Xem chỉ dẫn chi tiết tại Kho và các giá tài liệu để biết vị trí chính xác của tài liệu
5. Tài liệu ở KHO tự chọn chỉ phục vụ tại chỗ, không được mang ra khỏi phòng.
6. Bạn đọc vi phạm nội quy KHO tự chọn  sẽ xử lý theo Nội quy Thư viện và các quy định của Trường.