Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện trong thư viện các trường đại học

 

Trong một thập kỷ qua những người  làm công tác Thư viện đã được làm quen với khái niệm Phần mềm Thư viện (PMTV), và nếu gọi đúng bản chất của nó thì phải gọi là Phần mềm quản lý thư viện. Vây phần mềm Thư viện là gì? và tác động của nó tới các hoạt động của thư viện như thể nào thì không phải ai cũng dành nhiều thời gian nghiên cứu để hiểu biết sâu về nó. Trong bài viết này tôi không có tham vọng đề cập một cách tường tận tất cả các tính năng của PMTV, mà chỉ đề cập đến chức năng quản lý kho tài liệu thư viện của PMTV – một tính năng không thể thiếu và rất quan trọng trong hoạt động của một Thư viện truyền thống cũng như Thư viện hiện đại.

1. Sơ lược về Phần mềm thư viện.

Phần mềm thư viện thực chất là một qui trình nghiệp vụ thư viện đã được tin học hoá ở mức độ tự động nhằm giúp cho các hoạt động của Thư viện trở nên thân thiện, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Hay nói một cách khác: PMTV là mô phóng quá trình nghiệp vụ thư viện của một thư viện truyền thống nhưng đã được nâng lên mức độ tự động nhờ ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin. Để l‎ý giải cho định nghĩa trên, ta có thể tham khảo qui trình nghiệp vụ thư viện của hai loại hình thư viện  theo sơ đồ sau:

 

Qui trình nghiệp vụ của Thư viện truyền thống

Tính năng của Phần mềm thư viện

1

Bổ sung tài liệu

Modulle Bổ sung (có PMTV đặt tính năng quản lý kho trong Modulle này)

2

Phân loại; Biên mục

Modulle Biên mục: Biên mục trực tiếp hoặc biên mục qua cổng giao tiếp Z39.50

3

Tổ chức hệ thống mục lục tra cứu

Modulle tra cứu (OPAC)

4

Hệ thống phục vụ đọc, mượn trả tài liệu

Modulle Lưu thông (mượn trả tài liệu, thống kê lượt mượn theo thời gian, theo đối tượng mượn và theo từng tài liệu; theo dõi hạn mượn TL)

5

Công tác quản lý vốn tài liệu (Kho TL)

Một số PMTV có riêng Modulle quản lý Kho tài liệu

6

Thông tin thư mục, giới thiệu sách

Tính năng này thường nằm trong Modulle Biên mục: cho phép tạo các thư mục điện tử theo yêu cầu cụ thể của người dùng.

7

Công tác bạn đọc

Modulle quản lý bạn đọc: cấp thẻ, quản lý việc sử dụng thẻ của bạn đọc, thống kê

8

Quản lý ấn phẩm định kỳ

Modulle Ấn phẩm định kỳ

9

Mượn giữa các thư viện

Modulle Mượn liên thư viện

10

 

Modulle Quản trị hệ thống (quản trị các tham số của hệ thống PMTV ; phân quyền cho người sử dụng,  bảo trì dữ liệu )

11

 

Modulle quản lý tài liệu số hoá

 

 

Nhìn trên bảng sơ đồ ta có thể thấy PMTV là một hệ thống các phần mềm (các Modulle) mà trong mỗi một Modulle thực hiện một chức năng  hoạt động nghiệp vụ của một thư viện truyền thống. Tuy nhiên,  điểm khác biệt của PMTV so với thư viện truyền thống là ở chỗ các Modulle trong PMTV có nhiệm vụ thực hiện các chức năng riêng của mình nhưng các Modulle lại có sự liên kết logic chặt chẽ với nhau , chia sẻ tài nguyên cho nhau trong một hệ thống hoàn chỉnh. Điều này được kiểm chứng khi một tài liệu mới được nhập vào thư viện, sau khi đã biên mục xong và được cán bộ  nghiệp vụ cho phép lưu thông thì bạn đọc đã có thể tra cứu và mượn đọc được ngay. Một kiểm chứng khác khi cuốn tài liệu đã được đưa vào lưu thông thì tất cả các thông tin về cuốn tài liệu đó như: Nhan đề; Tác giả; năm xuất bản; Số trang; Số xếp giá, v..v…sẽ đồng thới được sử dụng trong các Modulle Mượn trả, Modulle quản lý Kho, OPAC v..v. Các thông tin đó cũng được kết xuất ra trong các báo cáo dưới dạng Excel; Word hay Html. Chính vì những ưu điểm đặc biệt này mà những nhà cung cấp còn gọi PMTV là phần mềm thư viện tích hợp.

2. Modulle Quản lý kho tài liệu thư viện

Hiện nay các thư viện của Việt nam đang dùng một số PMTV mà chủ yếu là của các công ty trong nước xây dựng và phát triển. Các PMTV này đều là những PMTV thương mại có bản quyền như PMTV ILIB của  CMC; LIBOL của Tinh Vân; Vebrary của Lạc Việt; VnLib của VnEworld… Một số Thư viện lớn có khả năng tài chính thì đang dùng phần mềm VTLS- đây là PMTV của nước ngoài đã được Việt hóa. Các PMTV này mặc dù có những sự khác biệt về công nghệ nhưng nhìn chung những tính năng mà nó cần giải quyết thì đều có một điểm chung – đó là đáp ứng các yêu cầu của quy trình nghiệp vụ thư viện như bảng sơ đồ mô tả nêu trên.

Trong phạm vi bài viết này, tôi chỉ xin đề cập tới chức năng quản lý kho tài liệu của PMTV. Modulle quản lý Kho tài liệu thư viện làm chức năng quản lý vốn tài liệu của thư viện, nó giúp cho cán bộ thư viện nắm vững sự biến động của vốn tài liệu tại bất cứ thời điểm nào dưới dạng các báo cáo thống kê bằng bảng tính Excel hoặc biểu đồ. Trước đây, với công cụ quản lý bằng hệ thống sổ sách của thư viện truyền thống, thì việc lập một báo cáo tình hình di biến động của vốn tài liệu quả là một công việc vất vả và tốn nhiều thời gian, công sức. Nhưng trong PMTV thì tại bất kỳ thời điểm nào, cán bộ thư viện cũng có thể đưa ra các báo cáo chính xác về tổng số đầu sách; bản sách, số tài liệu được phân theo bảng phân loại có trong kho. Hơn nữa có thể biết chính xác có bao nhiêu cuốn tài liệu đang cho mượn và cụ thể là những cuốn nào, ai đang mượn; thời gian mượn.

Ta có thể chỉ ra những tính năng chính của Modulle quản lý kho tài liệu như sau:

+ Thiết lập hệ thống thư viện đa cấp tương ứng với hệ thống thư viện có trong cơ quan (ví dụ: trong các trường đại học thường có hệ thống Thư viện trung tâm và các Thư viện Khoa. PMTV có thể quản lý một hệ thống đa cấp như vậy)

+ Thiết lập cấu trúc kho đa cấp tương ứng với kho tài liệu trong thư viện:bao gồm

+ Kho đọc tại chố – Kho mượn về nhà – Kho tài liệu tra cứu – Kho ấn phẩm đinh kỳ …

+ Thiết lập và quản lý vị trí xếp giá của từng tài liệu đến từng giá sách. Hiện nay rất ít thư viện áp dụng chức năng này. Đây là một điều đáng tiếc, bởi lẽ khi ta quản lý tài liệu đến từng giá sách, trước hết sẽ giúp cho bạn đọc khi tra cứu trên OPAC có thể biết ngay cuốn tài liệu đó đang đặt ở giá số mấy, trong kho nào, của thư viện nào (nếu trong cơ quan bạn có một hệ thống thư viện đa cấp). Hơn nữa nó còn giúp cho thư viện dễ dàng trong kiểm kê định kỳ, giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng tìm sách và trả sách về kho đúng vị trí ban đầu.

+ Xem thông tin chi tiết về tình trạng của từng kho tài liệu: chức năng này giúp cho cán bộ thư viện biết về tinh trạng vốn tài liệu của từng giá, từng kho TL tại bất cứ thời điểm nào. Như tổng số đầu sách; bản sách; số tài liệu đang cho mượn, đang tạm khóa chưa đưa ra lưu thông.

+ Kết xuất các báo cáo tài liệu trong kho ra dạng bảng Excel theo đúng trật tự sắp xếp trên giá: theo số định danh hoặc theo số cá biệt.

+ Có khả năng chuyển đổi tài liệu giữa các kho, giữa các giá một cách nhanh chóng và chính xác (chuyển theo lô hoặc theo từng bản sách).

+ Thực hiện Kiểm kê theo định kỳ với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch hoặc công nghệ RFID

+ Quản lý tài liệu mang ra khỏi kho : Chức năng này nhằm đáp ứng nhu cầu khi thư viện muốn rút một số tài liệu ra khỏi kho để mang đi triển lãm. Với chức năng này bạn đọc khi tra cứu sẽ biết được cuốn tài liệu đó tạm thời chưa phục vụ được (đang bận) . Thanh lọc tài liệu cũ; hư hỏng là một công việc thường xuyên của thư viện. Với chức năng này PMTV sẽ giúp cán bộ thư viện đưa tất cả các tài liệu thanh lý vào một khu vực. Tuy nhiên việc thanh lý chỉ diễn ra thật sự với bản in giấy, còn các thông tin về nó vẫn còn lưu giữ trong PMTV. Khi thư viện tìm được tài liệu thay thế sẽ dễ dàng khôi phục lại số cá biệt cho cuốn tài liệu đó.

+ Tích hợp mã vạch

+ Báo cáo thống kê

Trong thời đại của công nghệ thông tin, tác động của nó tới mọi khía cạnh đời sống xã hội quả thật là to lớn và hiệu quả nếu ta biết nắm lấy và làm chủ để khai thác những ưu điểm của nó. Trong lính vực Thông tin – Thư viện thì tác động của công nghệ thông tin còn lớn hơn nhiều lần. Đây cũng là cơ hội và thách thức đối với ngành Thông tin – Thư viện chúng ta. Một thực tế mà những người đang làm công tác thông tin – thư viện đang gặp phải: đó là những người có kiến thức về công nghệ thông tin thì lại thiếu kiến thức về thư viện. Những người được đào tạo về Thư viện thì lại yếu về kỹ năng tin học. Chính vì lẽ đó mà việc khai thác, vận hành PMTV ở các thư viện hiện nay vần còn nhiều hạn chế, chưa khai thác hết các tính năng của PMTV để phục vụ cho hoat động nghiệp vụ của mình. Một cán bộ thư viện giỏi là phải biết tận dụng tất cả các công cụ mình có để làm cho các hoạt động của thư viện trở nên sống động và cuốn hút người sử dụng đến với thư viện nhiều hơn.

TVVC Nguyễn Hữu Ty (nhty@hua.edu.vn)

Trung tâm TT-TV Đại học Nông nghiệp Hà Nội

 

Bình chọn: 1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (chưa có bình chọn)
Loading ... Loading ...
Lượt truy cập: 13 312
Tags: ,
%d bloggers like this: