Xem ngayHỗ trợ miễn phí bởi Dreamlib.vn

Quá trình kiểm soát nhân lực thư viện – yếu tố quan trọng trong quản lý và phát triển thư viện hiện đại

 

Nguồn nhân lực luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện hay trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào. Do đó việc quản lý, khai thác tốt nguồn nhân lực phục vụ phát triển thư viện, trung tâm thông tin là vấn đề quan trọng trong quản lý và phát triển thư viện hiện đại. Việc quản lý nguồn nhân lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức. Quản lý nhân lực thư viện trong thời đại cạnh tranh của kinh tế thị trường đang được xem như là công cụ mới và hiệu quả của các nhà quản lý thư viện.

Khái niệm và mục tiêu của quá trình kiểm soát

Quá trình kiểm soát là một phương pháp tích hợp các yếu tố quản trị như: lập kế hoạch, tạo động lực, kiểm soát và quản lý. Nó được xem như một cách quản lý hiệu quả trong điều kiện môi trường không ổn định. Sự khác biệt cơ bản giữa kiểm soát và quá trình kiểm soát nằm ở thực tế. Kiểm soát liên quan đến quá khứ, hiện tại, phân tích những sai phạm, tìm kiếm nguyên nhân và hành động sửa sai. Quá trình kiểm soát lại tập trung vào tương lai và mục tiêu của nó là để đạt được sự thành công lâu dài. Tức là, những vấn đề cần giải quyết của quá trình kiểm soát là lập kế hoạch và quản lý cũng như toàn bộ quá trình trong phạm vi quản lý.

Mục tiêu của quá trình kiểm soát nhân sự là kết quả của việc đối đãi với nhân viên thư viện như một nguồn lực cơ bản và là yếu tố cạnh tranh chính của thư viện. Các yếu tố cạnh tranh truyền thống như kỹ thuật và tài chính đang dần dần bị thay thế bởi yếu tố con người. Hơn thế nữa, có nhiều tranh luận cho rằng nguồn lực con người thì khó sao chép hơn là các yếu tố tài chính và kỹ thuật. (Bernais, 2005).

Quá trình kiểm soát là một quá trình kiểm tra hệ thống nội bộ, phân tích, đánh giá và ra quyết định được sử dụng để đạt được những mục tiêu trong các phạm vi khác nhau của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Nhiệm vụ của quá trình quản lý là để phát hiện những chỗ tắc nghẽn trong tổ chức, đưa ra những cảnh báo sớm, hoặc sử dụng những khả năng thực tế để sở hữu nguồn nhân lực để làm tăng giá trị và thành công của tổ chức đó. Mô hình quản lý thư viện hiện đại gồm có 3 nhiệm vụ: chuẩn bị, thực hiện và kiểm soát. Kiểm soát thư viện là việc phân tích, đánh giá chức năng của thư viện và những chi nhánh cũng như tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ. Về nguyên tắc, chúng ta phân biệt kiểm soát hiện thời với kiểm soát quá trình thực hiện để có kết quả cuối cùng.

Quá trình kiểm soát nhân sự được hiểu là một dịch vụ nội bộ và là chức năng tư vấn, hoặc là một công cụ quản lý có thể sử dụng để tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực trong thư viện. Những khía cạnh của quản lý nhân lực gồm có: phân tích thị trường lao động, sự thay đổi nghề nghiệp, mức độ và cơ cấu tiền lương, mức thưởng, thay đổi cơ cấu về thành phần lao động…

Để bắt đầu, chúng ta sẽ phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, tìm ra những cơ hội và thách thức của việc quản lý nhân lực thư viện (SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Chúng ta có thể tiến hành các phương pháp điều tra, phỏng vấn để làm rõ các vấn đề sau:

–      Động lực trong công việc

–      Các chính sách thăng tiến của thư viện

–      Tiền lương

–      Hệ thống đào tạo và phát triển các kỹ năng nghề nghiệp

–      Sử dụng các kỹ năng chuyên môn

–      Hợp lý hóa lao động trong các khâu công việc khác nhau

–      Mức độ hài lòng với công việc

–      Các điều kiện làm việc, an toàn và đảm bảo nhu cầu của nhân viên

–      Lòng trung thành và tính cam kết với tổ chức

–      Việc nghỉ phép và tính thanh khoản trong đội ngũ nhân viên

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình kiểm soát tạo động lực cho nhân viên. Động lực là tổng hòa của tất cả mọi thứ dể dẫn dắt con người hoạt động, người có động lực có thể đặt nỗ lực cao hơn để đạt được thành tích hơn rất nhiều so với những người không có động lực, động lực cũng có nghĩa là khuyến khích những người khác hành động, ví dụ như những thủ thư đi đúng hướng theo mong đợi của thư viện.

Yếu tố để có thành công nằm ở chỗ khuyến khích ước muốn của thủ thư thành hiện thực. Đáp ứng được những mong muốn sẽ làm cho thủ thư cảm thấy thỏa mãn, được đánh giá, cảm nhận được thành tích của công việc, cảm thấy mình là thành viên trong một đội và cảm thấy sự hợp lý được coi trọng. Những nhân viên này đã được tạo động lực tích cực và cam kết làm việc lâu dài và ít mắc lỗi hơn. Nói cách khác,họ làm việc hiệu quả hơn.

Những yếu tố tạo động lực trong thư viện bao gồm:

–      Những yếu tố vật chất như: Lương, thưởng, danh hiệu và các phúc lợi xã hội;

–      Những yếu tố phi vật chất như: khả năng nâng cao kiến thức, tính ổn định, sự an toàn của công việc, công việc thú vị và đa dạng, mức độ áp lực thấp, có thể cải thiện và những phát triển cá nhân, mối quan hệ với đồng nghiệp tốt; và

–      Hệ thống đánh giá nhân viên hợp lý.

Tùy theo mỗi người mà động lực đối với họ cũng khác nhau. Đối với một số người thu nhập là quan trọng nhất trong khi đối với những người khác thì môi trường làm việc được nâng cao kiến thức là quan trọng. Việc xác định những mong muốn của mỗi cá nhân để xác định mục tiêu hành động nhằm tạo động lực cho nhân viên là trách nhiệm của người quản lý thư viện.

Một số kết quả nghiên cứu về những yếu tố tạo động lực cho nhân viên thư viện ở Ba Lan cho ta thấy những động lực đối với nhân viên thông qua thăng tiến (Jolanta Laskowska, 2011):

Bảng 1: Những yếu tố để giữ thủ thư trong thư viện

 

STT

Yếu tố tạo động lực

Thư viện đại học %

Thư viện công cộng %

1

Cảm thấy một công việc ổn định

75

88

2

Phúc lợi xã hội

40

9

3

Những khoản vay ưu đãi từ tổ chức

26

21

4

Khen thưởng, đánh giá, chứng nhận

13

31

5

Tiền lương

10

14

Bảng 2: Những yếu tố để có sự chuyên tâm trong công việc thư viện

STT

Yếu tố tạo động lực

Thư viện đại học %

Thư viện công cộng %

1

Tiền lương

49

32

2

Khen thưởng, đánh giá, chứng nhận

24

72

3

Cơ hội thăng tiến

31

11

4

Những cấm kị và những quy tắc

15

4

Bảng 3: Nhận thức về cơ hội thăng tiến giữa các thủ thư

STT

Yếu tố tạo động lực

Thư viện đại học %

Thư viện công cộng %

1

Thăng cấp

26

13

2

Chuyển sang phòng ban khác

21

18

3

Thiếu các cơ hội thăng tiến

28

29

4

Không nhận thấy có các cơ hội thăng tiến

47

54

Nhìn vào bảng này, chúng ta sẽ thấy tiền lương không phải là yếu tố duy nhất tạo động lực, các yếu tố như tính ổn định của công việc, các phúc lợi xã hội hay chế độ khen thưởng cũng quan trọng không kém.

Nhóm nghiên cứu cũng đã phân tích SWOT quá trình kiểm soát nhân sự thuộc hai loại hình thư viện công cộng và thư viện đại học, kết quả không có nhiều sự khác biệt.

Bảng 4: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của quá trình quản lý nhân sự thư viện (dấu + là đồng tình, dấu – là không đồng tình):

STT

Nội dung

Thư viện đại học

Thư viện công cộng

1

Những điểm mạnh

Cảm nhận tính ổn định của công việc

+

+

Phúc lợi xã hội

+

Khen thưởng, đánh giá, chứng nhận

+

Đào tạo nâng cao chất lượng nhân viên

+

+

Nhân viên có chất lương tương ứng

+

+

Tối ưu hóa phân chia nhiệm vụ

+

+

Thỏa mãn công việc

+

+

Không khí nơi làm việc tốt

+

+

Mối quan hệ tốt với người quản lý

+

+

Mức độ biến động nhân sự thấp

+

2

Những điểm yếu

Không hiểu về cách được thăng tiến

+

+

Thiếu sự khác biệt trong các mức thưởng

+

Mức độ biến động nhân sự cao

+

Nhân viên vắng mặt nhiều

+

+

3`

Cơ hội

Đạt được ngân sách về tài chính và vật chất

+

+

4

Thách thức

 

Điều kiện làm việc độc hại

+

+

 

Lương thấp

+

+

 

Tình hình cơ quan yếu

+

+

 

Khó có cơ hội tăng lương

+

+

Dựa trên những phân tích cơ bản của nhóm nghiên cứu, chúng tôi rút ra 4 nguyên tắc cơ bản để kiểm soát nguồn nhân lực để đảm bảo tạo động lực cho nhân viên thư viện nhằm đạt tới hiệu quả và chất lượng của hoạt động thư viện dành cho những người quản lý thư viện, bao gồm: quản lý nhân viên, xác định những điều nhân viên cần, xác định những điều nhân viên không cần, và tìm ra một phương pháp phù hợp để hướng tới.

Những điều dành cho người quản lý thư viện

1.      Quản lý nhân viên

1.1.           Đạt tới sự kính trọng

–      Giải quyết những tình huống phát sinh: người quản lý phải luôn luôn sẵn sàng để giải quyết các tình huống phát sinh trong công việc và hỗ trợ nhân viên giải quyết tình huống khi có vấn đề xảy ra.

–      Dành thời gian thường xuyên cho các nhóm: cần dành thời gian cho các nhóm để nắm bắt kịp thời các vấn đề của họ

–      Đối xử với nhân viên bằng thái độ tôn trọng

–      Tự làm việc của mình và làm thật tốt

1.2.           Xây dựng lòng tin

–      Hậu thuẫn nhân viên khi họ làm theo chính sách của thư viện

–      Không bao giờ cãi vã với nhân viên trước mặt bạn đọc

–      Đưa cho nhân viên những công cụ cần thiết để họ làm công việc của mình

1.3.           Tạo các mối liên hệ

–      Đi vòng vòng nói chuyện với mọi người, hỏi họ về công việc, gia đình, các kỳ nghỉ của họ.

–      Đưa cho nhân viên những phản hồi về từng công việc của họ.

1.4.           Cố vấn

–      Đưa cho nhân viên những chỉ dẫn và những công cụ cần thiết để hướng tới nghề nghiệp của họ.

–      Mọi người sẽ làm việc tốt hơn với một quy trình công việc rõ ràng, chuyên nghiệp.

–      Đối xử với nhân viên như những cá nhân xứng đáng được hưởng sự hỗ trợ và tôn trọng của người quản lý.

2.      Xác định những điều nhân viên cần

2.1.           Khuyến khích sự phát triển

–      Những thủ thư mong muốn tiếp tục học tập và phát triển

–      Lên lịch đều đặn những ngày cung cấp dịch vụ

–      Đưa những cơ hội để trải nghiệm những điều mới

2.2.           Đưa quyền tự trị

–      Tin tưởng mọi người để làm công việc của họ

–      Dành thời gian và đào tạo để mọi người có thể học cách làm việc hiệu quả

–      Dành sự hỗ trợ mà không nhìn ngó sau lưng họ

2.3.           Đề phòng và chăm sóc cho nhân viên 

 

– Nếu bạn không ủng hộ nhân viên thì tại sao họ lại phải ủng hộ bạn?

2.4.           Tôn trọng sự đóng góp của mọi người

– Cần thiết có sự công nhận tập thể, điều đó giúp củng cố tinh thần, thúc đẩy nhân viên và giữ mọi người cùng tham gia

2.5.           Dẫn dắt bằng ví dụ

– Các lãnh đạo phải dành thời gian cho các nhóm và có khả năng diễn xướng khi cần thiết để gây ấn tượng mạnh đối với nhân viên.

2.6.           Trao đổi và lắng nghe

–      Ở những nơi thông tin được tự do thông suốt thì sẽ làm việc tốt hơn là những nơi thông tin bị bưng bít và truyền đạt sai lệch.

–      Khi thông tin được thông suốt thì mọi người đều có thể hiểu được nguyên nhân của những quyết định sau đó.

2.7.           Cung cấp kỹ năng lãnh đạo và tầm nhìn

–      Nhân viên cần những người lãnh đạo có khả năng đưa ra một tầm nhìn rõ ràng về sự thay đổi và dẫn dắt mọi người vượt qua.

–      Duy trì tầm nhìn đó vì người quản lý nắm giữ những mong đợi của nhân viên (và cả những thất vọng) trong những tính toán; cùng nhau làm việc sẽ giúp thư viện của bạn tiến lên.

3.      Những điều nhân viên không cần

3.1.           Quản lý tiểu tiết

Quản lý trực tiếp của một dự án, một kế hoạch, một chương trình…tới độ quá mức, quá nhiều chú ý đến tiểu tiết mà không có sự ủy thác cho nhân viên cấp dưới.

3.2.           Thiếu giao tiếp

–      Thiếu giao tiếp một cách hiệu quả

–      Cần thì biết hoặc biết để làm thành chuyện

3.3.           Môi trường chia rẽ lợi ích

– Phân chia thành những nhóm riêng rẽ và có sự phân biệt đối xử, ví dụ như cấp cho ai đó một đặc quyền vì cá nhân người đó chứ không vì lợi ích của tập thể.

3.4.           Sự lạm dụng dưới mọi hình thức

Mức độ của làm dụng có thể là điều động nhân viên làm việc cá nhân, hoặc thể hiện sự thô lỗ thông qua lời nói, tỏ thái độ gay gắt hoặc cao hơn là sự phỉ báng, xúc phạm nhân phẩm.

3.5.           Không biết lắng nghe

Không biết lắng nghe và sàng lọc thông tin có thể dẫn đến nhận định sai lầm và quyết định sai lầm, do đó người quản lý cần tu dưỡng một thiện chí biết lắng nghe để có những ý kiến và lựa chọn khác nhau, và hãy luôn linh hoạt.

3.6.           Thái độ tránh xung đột

Nếu nhân viên cảm thấy rằng người quản lý không muốn nghe hoặc giải quyết vấn đề, họ sẽ không nêu vấn đề với người quản lý nữa, như vậy các vấn đề không được phản ánh và giải quyết một cách kịp thời thì có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

3.7.           Lấy công trạng cho công việc khác

Cần giao việc đúng người đúng việc và để cho họ tự thực hiện. Ghi nhận công lao của nhân viên khi họ thực hiện tốt một công việc cụ thể nào đó. Mọi người đều có động lực phấn đấu nếu họ được khen ngợi. Sự khen ngợi phải cụ thể, rõ ràng, tránh khen ngợi chung chung hoặc khen thành tích chung của tất cả mọi người.

4.      Tìm một cách phù hợp để hướng tới

Hãy dựa vào những chỉ dẫn để quản lý nhân viên, người quản lý cần thường xuyên đánh giá bản thân và đưa ra những điểm mạnh/điểm yếu để điều chỉnh/cải thiện nhờ đó việc kiểm soát nhân sự sẽ thực sự hiệu quả và phát huy được năng lực của mọi cá nhân cũng như tập thể cho sự phát triển của thư viện.

Quá trình kiểm soát nhân sự là một quá trình thực hiện liên tục nhằm tạo ra sự gắn kết của các thành viên trong tổ chức. Việc phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với nhân viên sẽ giúp người quản lý điều chỉnh quá trình kiểm soát và tạo động lực cho nhân viên thư viện phát huy tối đa khả năng của họ phục vụ cho sự phát triển của cơ quan thông tin thư viện. Người quản lý không ngừng học hỏi, đối xử công bằng với nhân viên và luôn dùng chữ “Tâm” để quản lý nguồn nhân lực sẽ tạo ra được một tập thể mạnh – nhân tố quyết định sự phát triển cơ quan thông tin thư viện hiện đại ngày nay.

Tác giả: Ths. Hoàng Thị Thu Hương

Trường Đại học FPT

Tài liệu tham khảo

1.      Jolanta Laskowska (2011). Personal controlling as a management tool for library staff in the example of selected Polish library, Library management, vol.32, no. 6/7, pp. 457 – 468

2.      The accidental library manager (Information today, Inc., Medford, NJ, 2005; http://www.lisjobs.com/talm/)

  1. Competencies for Information Professionals of the 21st Century: http://www.sla.org/content/learn/members/competencies/index.cfm

Phản hồi

  1. Bác này phải cho lên thay mấy ông bà lãnh đạo Vụ Thư viện để dân đen còn được nhờ

  2.  thực ra noi thì ai cũng nói được nhưng triển khai và làm mới là cần thiết và mang lại lợi ích cho ngành và cho những người tâm huyết với nghề. dù sao cũng cảm ơn cô thanh hương có bài viết về thư viện

  3. Mình xin phép được đăng một vài bài của bạn lên trang web của đơn vị mình để mọi người được tham khảo nhé.